以优质高效档案资源聚力仲裁事业发展

作者： 发布于：2022/11/8 14:14:19 点击量：

仲裁案件档案是仲裁办案工作和其他各项工作成果的结晶，是扬州仲裁委秘书处（下简称秘书处）的宝贵资源。对于秘书处来说，仲裁案件档案既是案件审理、裁决活动的真实记录，又是反映仲裁办案工作及发展历史的重要证据。随着信息社会的迅猛发展，传统档案工作方法与时代发展客观需求之间的矛盾日益加剧，现代化建设成为新时期档案工作发展的必然趋势。进入新时期，秘书处重视并加强了案卷信息化建设工作，全面建立仲裁案件管理系统，实现了案件审理过程全留痕、案件档案的数字化。

一、仲裁档案信息化管理获得成绩

自2020年以来，秘书处逐步启动“两庭三化”案件卷宗数字化建设相关工作。一是重视案件档案内务管理。秘书处高度重视档案管理工作，每季度制定工作任务，部署具体档案信息管理工作，对档案管理情况进行通报，从而形成档案管理工作从上至下齐抓共管的局面；二是争取市档案馆对档案工作支持。主动与市档案馆联系沟通，按照同一入库标准，先后移交1997年至2017年实物案件档案达4000册，在市档案馆的协助下，建立起案件卷宗电子化雏形；三是全面启动“两庭三化”建设相关工作。建立了一个以仲裁庭自动化、科技化和智能化为要求的仲裁办案系统，其中科技仲裁庭相关工作，正是对仲裁案件档案信息化建设最好阐述。通过2年多的运行，现在秘书处电子卷宗已经达到随案同步生成工作，案件材料的实时扫描、及时成卷并做到多方共享。

二、仲裁档案信息化管理工作亮点

（一）案件卷宗电子化全面实现一体化管理

秘书处档案信息化建设是一项全面性、连续性的工作，在建设过程中既考虑了过去库存档案的数字化，又符合现在的办案实际工作需要，还着眼于未来信息化的发展。档案信息化建设不仅包括了库藏档案数字化，还有针对性的对卷宗调阅室进行升级改造，充分利用好扫描技术、存储技术、数据库技术等，实现电子档案与纸质档案同步归档，目前2020年以来的案件电子档案已达近3000件，均可通过内部系统档案在线实现查询服务。

（二）案件卷宗电子化充分发挥便捷优势

案件档案数据的利用不单是秘书处内部利用，也为当事人提供了更加便民服务。当事人在案件审理前，可通过系统及时了解案件办理进展，第一时间掌握案件办理情况，还可以通过网络向案件当事人公布那些适宜公开的案件电子卷宗材料；在案件审理中，可以同步办案为当事人和代理人提供了实时互动办事平台，提高当事人和当事人参与仲裁的便利程度；在案件审结后，也实现了内网办案系统和互联网当事人服务平台信息的实时互动和处置，一体化满足了申请执行、裁决查询、材料复印等服务需求。以往需半天甚至1天时间来查询、复印、调取的各类案件档案，通过信息化管理后，达到了随时调取的高度，充分减轻了群众诉累。2020年前，每年调处案件卷宗40余人次；2022年以来，因系统的方便快捷，上半年调处案件卷宗即达60余人次。

（三）案件卷宗电子化高效实现自动盘点

通过案件卷宗档案信息化管理功能，进一步拓展了仲裁工作中的应用范围，形成一个畅通的信息环流。首先，可以在办案过程中，将前一阶段生成的信息和材料数据，在后续的办案过程中最大化利用。如在立案阶段录入的信息，会在后续办案过程文书中自动提取。其次，在案件合议庭阶段，合议庭成员在网上办案系统直接通过同步生成的电子卷宗在网上阅读案件材料，回看庭审信息等。再次，在案件讨论阶段，仲裁员可提前在自己的系统中了解案件审理情况，查看电子档案；在讨论时，各方也可同步查阅案件所有信息，如证据材料、笔录、审理报告，且讨论过程中笔录完全同步录入，在讨论结束即可签字确认。

扬州仲裁委员会秘书处作为省内首家开展案件卷宗档案全面信息化工作的仲裁机构，不仅使仲裁工作人员的效率成倍提升，还避免了对传统档案的磨损和消耗，最大限度的延长了纸质档案的保存时间。用科学、有序、高效的档案管理模式代替过去传统的纸质档案管理模式，取得了一些成绩，下一步要继续抓功能延伸、优化系统，更好地服务人民群众、服务仲裁办案执行、服务司法管理。